Configuración de la Gestión Avanzada de Stock de PrestaShop y Seguimiento del Inventario: Instrucciones Paso a Paso

La característica de Gestión Avanzada de Stock de PrestaShop sigue ganando más y más admiradores. Es una excelente herramienta para la optimización de la gestión de inventario que permite a los propietarios de tiendas utilizar múltiples fuentes de inventario y gestionarlas en un solo lugar.

La Gestión Avanzada de Stock te permite indicar la cantidad de cada producto (combinación) en tu tienda, especificar el almacén en el que se encuentra el producto (con múltiples transportistas), realizar un seguimiento de los movimientos de inventario, su estado actual, entre otras cosas.

A partir de la versión 2.22.1.1415 de Store Manager para PrestaShop, se mejoran las posibilidades de la Gestión Avanzada de Stock (ASM) y se introducen nuevas formas de realizar un seguimiento del inventario mediante esta herramienta.

A continuación, en esta publicación, descubrirás cómo se configura el sistema en Store Manager para PrestaShop, cómo funciona y qué conceptos trae la Gestión Avanzada de Stock. (Este tutorial muestra una visión general de ASM en PrestaShop 1.6.x)

1. Activar la Opción de Gestión Avanzada de Stock de PrestaShop

Al inicio, debes habilitar ASM. Puedes encontrarlo en el panel de administración de PrestaShop, pero no en la aplicación Store Manager. La activación incluye las siguientes acciones:

1. Inicia sesión en el panel de administración de tu tienda.
2. Navega al menú lateral izquierdo y encuentra la opción Preferencias. El menú desplegable te ofrece varios departamentos, entre los cuales está la sección de Productos. Haz clic en ella y desplázate hacia abajo hasta la sección de Stock del Producto en esta página./li>
3. Habilita ASM. Si es necesario, permite que el sistema asocie automáticamente todos los nuevos productos con ASM y establece el almacén predeterminado (después de crear almacenes).

Esta pestaña debería aparecer en el menú principal de Store Manager.

2. Agregar Almacenes de PrestaShop

ASM no se puede utilizar para el seguimiento del inventario si no existe un almacén de PrestaShop. Cada producto y combinación debe estar asignado a un almacén o varios almacenes, por lo que la creación de almacenes es el siguiente paso que debes realizar.

1. Abre Stock->Almacenes en la aplicación Store Manager.
2. Presiona el botón “Agregar Almacén” en la barra de herramientas.
3. Inserta todos los detalles solicitados para el almacén:
• Referencia (identificador único) y nombre del almacén
• Responsable de su gestión
• Dirección física
• Selecciona el tipo de gestión y la moneda de valoración del stock
• Asigna transportista
• Vincula el almacén a una tienda específica

3. Asignar Productos de PrestaShop a Almacén

El seguimiento de las mercancías de PrestaShop se realizará mediante la Gestión Avanzada de Stock si tus productos (y combinaciones) están asignados a almacenes. Store Manager te ofrece un método manual habitual para la asignación de productos, la asociación masiva en la cuadrícula inferior de productos o en el proceso de importación. Veamos cada uno.

Asignación Manual de Almacén

Cuando varios productos no tienen almacenes, puedes preferir esta forma de asignación.

1. Pasa el cursor sobre el catálogo de productos para llegar al producto necesario (o sus combinaciones).
2. Abre la pestaña Almacén en la cuadrícula inferior.
3. Marca la casilla para el almacén donde se ubicará el producto o las combinaciones y guarda los cambios.

Así es como funciona la Gestión Avanzada de Stock y cómo Store Manager simplifica el manejo de mercancías si se activa esta opción.

Asignación Masiva de Almacén

Cuando necesitas asignar un almacén a todos los productos de una categoría, puedes hacerlo en la cuadrícula inferior de la aplicación Store Manager.

1. Elige todos los productos a los que se asignará el almacén de PrestaShop en Store Manager.
2. Abre la pestaña Almacén en la cuadrícula inferior.


Todos los almacenes que has creado se muestran en la cuadrícula inferior, lo que te permite asignar productos a uno o varios almacenes a la vez. Cuando haces clic en el icono de expansión junto a cada almacén, verás la lista de productos (y combinaciones) que has seleccionado hace un momento.
3. Marca las casillas para los productos bajo el almacén al que se deben asignar.

Asignación de Almacén a través de la Importación de PrestaShop

Otra forma de asociar almacenes es mediante la importación. Al cargar productos en tu tienda, puedes crear asociaciones de almacenes.

Además de los detalles relacionados con el producto, tu archivo de importación debe incluir la columna “Almacén”, que contiene el nombre del almacén correspondiente. El artículo que se asignará a más de un almacén, debe ingresarse cada almacén en una fila separada bajo el mismo producto (consulta la captura de pantalla del archivo de importación de ejemplo).

Configura los ajustes dentro del asistente de importación de productos, prestando atención a la asignación de campos. La columna del archivo que enumera los almacenes debe asignarse al campo de la base de datos correspondiente. No olvides seleccionar el identificador de producto adecuado.

4. Habilitar la Gestión de Stock para Productos de PrestaShop

Para manejar todas las cantidades de productos a través de la Gestión Avanzada de Stock de PrestaShop en lugar del método habitual, debes habilitar el sistema para estos elementos.

1. Selecciona los productos en la aplicación Store Manager.
2. Navega a la pestaña de Cantidad en la cuadrícula inferior.


La pestaña se abre con tres opciones de gestión de cantidad:

• Deseo utilizar el sistema de gestión de stock avanzado para este producto.
• Las cantidades disponibles para el producto actual y sus combinaciones se basan en el stock del almacén.
• Deseo especificar las cantidades disponibles manualmente.

La opción “Deseo especificar las cantidades disponibles manualmente”, habilitada por defecto, es responsable de los ajustes manuales de cantidad y, por lo tanto, impide el manejo del inventario de PrestaShop con el sistema de Gestión Avanzada de Stock.

3. Para que el stock de PrestaShop se sincronice con el del almacén, habilita las dos primeras opciones.

5. Agregar Stock al Almacén de PrestaShop

Ahora las cantidades de productos se administrarán y rastrearán mediante ASM, ya que lo has habilitado en el paso anterior. Agreguemos stock a los almacenes.

1. Abre Stock->Gestión de Stock en Store Manager. Esta sección contiene todos los productos y combinaciones que tienes en la tienda en línea.
2. Selecciona un producto o combinación (expande las filas de productos para obtener la lista de combinaciones que tiene) al que se le agregará stock y haz clic en el botón “Aumentar” en la barra de herramientas o en el menú contextual.





Aparece la ventana especial de Gestión de Stock. En esta ventana, puedes agregar cantidad a un almacén específico.




Recuerda:

PrestaShop maneja dos nociones: cantidad disponible de PrestaShop para la venta y cantidad física; debes diferenciarlas si administras el inventario de PrestaShop con la Gestión Avanzada de Stock.


La cantidad disponible de PrestaShop para la venta (cantidad utilizable) es el número de productos que se muestran en la tienda para cada producto y combinación. Esto define si el producto se puede pedir o no (en caso de que no se habilite la opción de Permitir pedir productos sin stock). Si deshabilitas esta opción, la cantidad que agregas no estará disponible para su compra, sino que se almacenará para otro propósito.
La cantidad física es el inventario almacenado físicamente, aunque no esté disponible para la venta.
3. Si la cantidad que agregas para un producto seleccionado debe estar disponible para su pedido, debes marcar la opción “Utilizable para la venta”. Si la deshabilitas, la cantidad se agregará al inventario físico. Veamos los ejemplos.

Estamos agregando cantidad para la venta, marcamos esta opción y proporcionamos la cantidad en el campo de arriba.

Después de agregar la cantidad, vemos estas cifras en Store Manager, cantidad física=110 y cantidad utilizable=110.

Ahora agregamos cantidad física al mismo producto, desactivando la casilla “Utilizable para la venta”.

Después de la actualización, la cantidad utilizable permanece igual, aunque la cantidad física ha aumentado.

Importante:

Si un producto pertenece a varios almacenes, selecciona el almacén para el que administrarás el stock desde el menú desplegable.

La cantidad no puede disminuirse mediante la opción “Aumentar” proporcionando un valor negativo. Debes utilizar la opción “Disminuir”, disponible de manera análoga en la barra de herramientas o en el menú contextual.

6. Reducir el Stock del Almacén de PrestaShop

Cuando por alguna razón necesitas reducir la cantidad de productos en un almacén, puedes hacerlo manualmente mediante la opción “Disminuir”.

1. Abre Stock->Gestión de Stock.
2. Selecciona el producto cuya cantidad será reducida y haz clic en la opción “Disminuir” en la barra de herramientas o en el menú contextual.




3. Indica la cantidad a eliminar, el empleado que actualiza el inventario, el almacén (si este producto está disponible en varios almacenes).

Recuerda:

Si desactivas la opción “Utilizable para la venta”, la cantidad que proporcionas se restará del inventario físico. Para reducir la cantidad utilizable en el valor especificado, marca la casilla “Utilizable para la venta” correspondientemente.

Primero, reduciremos la cantidad del stock físico. No marcamos la opción “Utilizable para la venta”. La cantidad física es de 50 y la cantidad utilizable es de 0 en este momento. Vamos a eliminar 20 artículos del stock físico.

Después de la actualización, tenemos 30 artículos en el stock físico y los mismos 0 artículos en el stock utilizable.

¿Cómo se disminuye el stock utilizable? Ahora, marcamos la casilla “Utilizable para la venta” y proporcionamos 50 en el campo “Cantidad a eliminar”.

Tanto la cantidad física como la cantidad utilizable para la venta se reducen, ya que, como sabes, la cantidad física está compuesta por el stock utilizable y el stock físico.

Otro ejemplo aquí es la reducción del stock de PrestaShop después de la creación de un pedido. Creemos un pedido con Store Manager para PrestaShop POS.

1. Inicia POS presionando F11 o ve a Tienda -> Punto de Venta.




2. Selecciona el producto (o escanea su código) que se agregará al pedido.




Si el producto pertenece a varios almacenes, debes seleccionar el almacén del que se tomará el producto. En este almacén, la cantidad utilizable de este producto disminuirá. Puedes agregar el mismo producto desde varios almacenes al pedido.
3. Selecciona un cliente, detalles de pago y entrega, estado del pedido y crea el pedido.

El stock se reduce solo cuando el estado del pedido es “Entregado”.

Establecemos el pedido como entregado y verificamos los movimientos de stock.

Como puedes ver, el producto ha aparecido bajo la etiqueta “Pedido del Cliente”, su stock se redujo en 1 artículo.

7. Seguimiento de los Movimientos de Stock

Todos los cambios de stock de PrestaShop, ya sea el reabastecimiento de mercancía, la disminución o la transferencia entre almacenes, se registran en Store Manager, para que puedas consultar en cualquier momento cómo se han migrado las cantidades. ¿Dónde puedes encontrar esta información?

En la sección “Gestión de Stock” (Stock->Gestión de Stock)

Selecciona un producto para el cual deseas analizar los movimientos de stock y navega hasta la cuadrícula inferior. Contiene dos pestañas: “Movimiento de Stock” y “Almacén”, donde puedes verificar respectivamente los cambios en la cantidad física del producto y los almacenes con los que está asociado.

En la sección “Movimiento de Stock” (Stock->Movimiento de Stock)

Aquí se encuentran todos los movimientos de stock de los productos. Cada cambio de stock se registra para cada producto, por lo que puedes obtener una idea instantánea de cómo se han movido las cantidades (aumentadas, disminuidas o transferidas de un almacén a otro).

Store Manager proporciona todas las posibilidades para un análisis conveniente de los movimientos de stock de PrestaShop.

Los movimientos se pueden filtrar por almacenes, lo que te permite investigar los movimientos de stock por almacén específico.

Los movimientos también se pueden reorganizar presionando el encabezado de cualquier columna de la cuadrícula, en orden descendente o ascendente si el campo es numérico, como el precio del producto, la cantidad, el ID o alfabéticamente (viceversa).

Para llegar rápidamente al movimiento necesario, puedes hacer una búsqueda más precisa, personalizándola con algún parámetro de búsqueda. Haz clic en una flecha junto al nombre de cualquier columna, elige la opción “Personalizar” y proporciona el valor para buscar movimientos de stock.

Así es como funciona la Gestión Avanzada de Stock y cómo Store Manager simplifica el manejo del inventario de PrestaShop si esta opción está habilitada.

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